* Producción - Compra de materia prima

La compra de materia prima se registra igual que una compra de cualquier otro producto o servicio. La factura del proveedor de materia prima se debe ingresar inmediatamente se reciba o se conozca por cualquier medio (correo físico o correo electrónico).

La persona encargada del almacén, debe constatar que las referencias y cantidades relacionadas en la factura correspondan con las recibidas físicamente.

Para registrar una factura de compra de materias primas se lleva a cabo el siguiente proceso:

1. - En el panel principal presione el botón "Nuevo documento".

2. - Presione click sobre el botón "Factura de Compra".

3.- Digite la fecha de la factura tal como aparece en el documento físico.

4.- Seleccione el nombre de la empresa.

5.- Digite el prefijo y número de la factura del proveedor.

6.- El documento puede tener un prefijo y un número consecutivo para control interno de la empresa. Después de digitar el primer número el programa automáticamente numerará los documentos nuevos que se ingresen. Para cambiar este número basta con ubicarse en el campo y digitar en número deseado.

7.- Seleccione el nombre del proveedor que emitió la factura.

8.- Los campos de dirección, teléfono y ciudad se cargarán automáticamente, tal como fueron registrados en el momento de crear el proveedor en el sistema.

9.- Digite el concepto deseado. Se recomienda repetir en este campo el número de la factura del proveedor; esto con el fin de agilizar la búsqueda del documento en el comprobante de egreso cuando se esté efectuando el pago de la misma.

10.- Seleccione el tipo de moneda en la cual fue elaborada la factura (dólares, Euros u otra).
Si la factura fue elaborada en pesos colombianos, este campo se debe dejar en blanco.

11.- En caso de que seleccione una moneda diferente al peso colombiano, debe actualizar la TRM para poder continuar con el registro de la factura. Para esto, se debe hacer lo siguiente:

11.1. Presione doble clic en el campo destinado para el tipo de moneda.

11.2. A la pregunta "Desea crear una moneda" responda "NO"

11.3. A la pregunta "Desea actualizar los valores de la TRM" responda "SI"

11.4. Seleccione el tipo de moneda, el mes y el año para el cual se va a actualizar la TRM.

11.5. Registre por cada día del mes su respectiva TRM determinada por el Banco de la República. Estos valores se deben registrar sin aproximaciones (valor entero y decimales).

12.- En el campo "Forma de pago", elija la opción "Contado" o "Crédito". Se recomienda elegir la opción "Crédito" para poder efectuar el respectivo Comprobante de Egreso donde se justifique el retiro de dinero dejando la factura como soporte del pago efectuado.

  13.- Elija el nombre del empleado encargado de negociar la compra.

 
14.- Registre cada uno de los productos facturados. Puede digitar sus nombres o buscarlos en el listado desplegable.

 
Puede buscar los productos por nombre o por referencia.
Para esto basta con presionar doble clic en el área que muestra la flecha en la figura siguiente.
Cuando aparece el orden "AAA-123" el listado de productos aparecerá en orden alfabético por nombre.

Cuando aparece el orden "123-AAA" el listado de productos aparecerá en orden alfanumérico por referencia.

15.- Elija la bodega del almacén a la cual va a ser ingresada la materia prima.

16.- Elija la unidad de medida del producto y registre la cantidad comprada de cada referencia.

17.- Registre el valor unitario de cada referencia tal como aparece sin omitir los decimales.

18.- Registre la fecha de vencimiento de la factura en cada referencia de acuerdo a la negociación de la empresa con el proveedor. Este dato es de suma importancia para los informes de control de cartera.

19.- Cuando haya terminado de registrar la factura, presione el botón "Contabilizar" para que se carguen los productos al inventario y las demás partidas contables en sus respectivas cuentas.

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