La factura de venta es un documento de valor que transfiere la propiedad del vendedor al comprador.
Este documento le sirve al vendedor como prueba para cobrar un dinero equivalente a la mercancía vendida o servicio prestado y al comprador como prueba de dominio o propiedad sobre la mercancía adquirida.
Para el que entrega la mercancía o presta el servicio se denomina Factura de Venta y para el que compra el producto o recibe el servicio se denomina (internamente) Factura de Compra.
La factura de venta debe reunir los siguientes requisitos, de acuerdo a lo dispuesto en los artículos 774 del Código de Comercio y 617 del Estatuto Tributario:
* Estar denominada expresamente como factura de venta.
* Apellidos y nombres o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
* Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
* Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
* Fecha de su expedición.
* Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
* Valor total de la operación.
* El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
* Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
* La fecha de vencimiento. Si no aparece fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la emisión.
* La fecha de recibo de la factura.
FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN WORLD OFFICE
Para la elaboración y transmisión de la factura electrónica en World Office realizamos el siguiente procedimiento:
1.- En el Panel Principal presione clic en el botón "Nuevo Documento".
2.- Presione clic en el botón "Factura de Venta".
3.- Fecha en que se realizó la venta. Por defecto, el programa carga la fecha actual y se recomienda dejarla así. No se deben elaborar facturas con fechas anteriores ni futuras.
4.- Elija el nombre de la empresa o la sucursal de la empresa de la cual se está elaborando la factura de venta.
5.- En la lista de vendedores de la empresa, elija el que corresponde a la venta que se está facturando.
Este campo se puede predeterminar para cada cliente como se explica en el numeral 14 del módulo de Creación de Terceros
6.- Elija, en la lista desplegable, el cliente al cual se le va a facturar.
Puede buscarlo utilizando la barra de desplazamiento vertical o empieza a escribir el nombre en el campo.
También puede buscarlo por el número del NIT o la cédula. Para esto, debe presionar doble clic en el nombre del campo "CLIENTE". Para volver a cambiar a ordenamiento por nombre, presiona nuevamente doble clic en en el mismo campo.
Si no recuerda como comienza el nombre o NIT del cliente, puede buscarlo por una palabra clave o parte del nombre. Pare esto, debe presionar clic en la lupita ubicada en el nombre del campo "CLIENTE".
En el cuadro de diálogo que aparece, digite la palabra o el texto que conoce y presione el botón "Búsqueda".
El programa le mostrara la lista de terceros que contienen dicho texto en donde podrá elegir el cliente deseado presionando doble clic sobre él para que se cargue en el documento que estamos elaborando.
En caso de que el cliente no exista en la base de datos del programa, puede presionar doble clic en el campo.
En el cuadro de alerta que aparece, presione clic en el botón "Sí"
Continúe el proceso de creación del cliente como se describe a partir del numeral 3 del módulo de Creación de Terceros.
Para que aparezca en el listado de clientes en la factura de venta, es necesario que el tercero haya sido marcado como "Cliente" en el cuadro de "Propiedades Activas" como se indica en el numeral 13 del módulo de Creación de Terceros.
Cuando se elige el cliente, el programa carga automáticamente la información del cliente relacionada con sus datos de ubicación de la dirección principal los cuales se configuran como se detalla en el numeral 29 del módulo Creación de Terceros.
En caso de que el cliente tenga varias sucursales, podrá elegir la que corresponda al despacho de la factura que se está elaborando eligiéndola del menú desplegable.
Igualmente carga los datos de la empresa o persona de contacto los cuales se configuran como se describe en el numeral 30 del módulo Creación de Terceros.
7.- En el campo "CONCEPTO" puede digitar una descripción relacionada con la venta que se está facturando.
Recomendamos digitar acá el número de factura que se está elaborando. Esto facilitará su ubicación en el estado de cuenta del Recibo de Caja como se describirá en su respectivo módulo.
8.- Elija la forma de pago para la factura que está elaborando.
9.- Elija la moneda en la que se vaya a elaborar la factura. Si la moneda es la local (Peso Colombiano), deje este campo en blanco.
10.- En caso de elegir una moneda extranjera, el programa agregará un campo para indicar la TRM (Tasa Representativa del Mercado - Tasa de Cambio) la cual se debe actualizar presionando doble clic en el campo donde elegimos la moneda.
El cuadro de advertencia que aparece preguntando si deseamos crear una moneda, respondemos "NO".
Aparecerá entonces un nuevo cuadro preguntando si deseamos actualizar la TRM al cual presionamos clic en el botón "SI".
En la tabla que se abre en pantalla, elegimos la moneda, el mes, el año y la fecha que vamos a actualizar y en el campo TRM se digita la TRM oficial para la fecha indicada.
Nunca se debe colocar la TRM negociada. Debe ser siempre la TRM oficial, la cual puede consultar en la parte superior derecha de nuestros blogs, las cuales se actualizan diariamente.
1.- En el Panel Principal presione clic en el botón "Nuevo Documento".
2.- Presione clic en el botón "Factura de Venta".
3.- Fecha en que se realizó la venta. Por defecto, el programa carga la fecha actual y se recomienda dejarla así. No se deben elaborar facturas con fechas anteriores ni futuras.
4.- Elija el nombre de la empresa o la sucursal de la empresa de la cual se está elaborando la factura de venta.
5.- En la lista de vendedores de la empresa, elija el que corresponde a la venta que se está facturando.
Este campo se puede predeterminar para cada cliente como se explica en el numeral 14 del módulo de Creación de Terceros
6.- Elija, en la lista desplegable, el cliente al cual se le va a facturar.
Puede buscarlo utilizando la barra de desplazamiento vertical o empieza a escribir el nombre en el campo.
También puede buscarlo por el número del NIT o la cédula. Para esto, debe presionar doble clic en el nombre del campo "CLIENTE". Para volver a cambiar a ordenamiento por nombre, presiona nuevamente doble clic en en el mismo campo.
Si no recuerda como comienza el nombre o NIT del cliente, puede buscarlo por una palabra clave o parte del nombre. Pare esto, debe presionar clic en la lupita ubicada en el nombre del campo "CLIENTE".
En el cuadro de diálogo que aparece, digite la palabra o el texto que conoce y presione el botón "Búsqueda".
El programa le mostrara la lista de terceros que contienen dicho texto en donde podrá elegir el cliente deseado presionando doble clic sobre él para que se cargue en el documento que estamos elaborando.
En caso de que el cliente no exista en la base de datos del programa, puede presionar doble clic en el campo.
En el cuadro de alerta que aparece, presione clic en el botón "Sí"
Continúe el proceso de creación del cliente como se describe a partir del numeral 3 del módulo de Creación de Terceros.
Para que aparezca en el listado de clientes en la factura de venta, es necesario que el tercero haya sido marcado como "Cliente" en el cuadro de "Propiedades Activas" como se indica en el numeral 13 del módulo de Creación de Terceros.
Cuando se elige el cliente, el programa carga automáticamente la información del cliente relacionada con sus datos de ubicación de la dirección principal los cuales se configuran como se detalla en el numeral 29 del módulo Creación de Terceros.
En caso de que el cliente tenga varias sucursales, podrá elegir la que corresponda al despacho de la factura que se está elaborando eligiéndola del menú desplegable.
Igualmente carga los datos de la empresa o persona de contacto los cuales se configuran como se describe en el numeral 30 del módulo Creación de Terceros.
7.- En el campo "CONCEPTO" puede digitar una descripción relacionada con la venta que se está facturando.
Recomendamos digitar acá el número de factura que se está elaborando. Esto facilitará su ubicación en el estado de cuenta del Recibo de Caja como se describirá en su respectivo módulo.
8.- Elija la forma de pago para la factura que está elaborando.
9.- Elija la moneda en la que se vaya a elaborar la factura. Si la moneda es la local (Peso Colombiano), deje este campo en blanco.
10.- En caso de elegir una moneda extranjera, el programa agregará un campo para indicar la TRM (Tasa Representativa del Mercado - Tasa de Cambio) la cual se debe actualizar presionando doble clic en el campo donde elegimos la moneda.
El cuadro de advertencia que aparece preguntando si deseamos crear una moneda, respondemos "NO".
Aparecerá entonces un nuevo cuadro preguntando si deseamos actualizar la TRM al cual presionamos clic en el botón "SI".
En la tabla que se abre en pantalla, elegimos la moneda, el mes, el año y la fecha que vamos a actualizar y en el campo TRM se digita la TRM oficial para la fecha indicada.
Nunca se debe colocar la TRM negociada. Debe ser siempre la TRM oficial, la cual puede consultar en la parte superior derecha de nuestros blogs, las cuales se actualizan diariamente.
11.- En caso de elegir una moneda extranjera, el programa cambiará el símbolo de la moneda en el campo "Valor" donde se deberá digitar el valor del producto en la moneda extranjera.
Igualmente agrega una columna en el área de totales donde nos mostrará los valores en la moneda seleccionada y los valores equivalentes a la moneda local (Peso Colombiano) los cuales se obtienen al hacer la conversión con la TRM que se actualizó.
12.- El programa asignará, de manera automática, el número consecutivo a la factura que estamos elaborando.
En caso de que la empresa posea diferentes autorizaciones de facturación para la misma empresa (una para cada sucursal) deberá elegir el prefijo que corresponda a la que se esté facturando.
El prefijo deberá estar asociado a la respectiva autorización de facturación emitida por la DIAN como se muestra en el numeral 4.11 del módulo de * Facturación Electrónica - Configuración.
En caso de que el prefijo no exista, deberá crearlo presionando doble clic en su respectivo campo.
En el cuadro de advertencia que aparece preguntando si desea crear un nuevo prefijo, presione clic en el botón "Sí"
Digite el Prefijo que se va a crear para la facturación y presione clic en el "Lapiz" del extremo derecho del respectivo registro.
14.- Seleccione, de la lista desplegable, cada uno de los productos o servicios que se van a facturar.
Puede utilizar la barra de desplazamiento vertical para ubicarlo o puede empezar a escribir el nombre del producto y el programa le irá mostrando las coincidencias hasta llegar al producto que desee.
También puede buscar el producto por su código o referencia. Para esto debe presionar doble clic en el área que se muestra en la gráfica siguiente.
Cuando aparece AAA-123, se mostrarán los productos ordenados por su nombre.
Cuando aparece 123-AAA, se mostrarán los productos ordenados por su código o referencia.
Si no conocemos el código ni como empieza el nombre del producto, puede buscarlo por una palabra o texto clave para lo cual debe presionar clic en la "Lupita" de búsqueda.
En el cuadro de diálogo que aparece, digite la palabra o el texto que conoce y presione el botón "Búsqueda".
En el listado que muestra el programa con los ítem que contienen dicho texto o palabra, presione doble clic al que corresponda para que se cargue en el respectivo campo dentro de la factura de venta.
15.- El programa cargará de forma automática, para cada producto seleccionado, su ubicación, unidad de medida, porcentaje de IVA y valor unitario de acuerdo como se haya configurado durante su proceso de creación.
Estos datos pueden ser modificados dentro de la factura, en caso de ser necesario.
16.- Indique la cantidad de la unidad de medida seleccionada que va a facturar y su fecha de vencimiento.
La fecha de vencimiento se puede predefinir para cada cliente dependiendo del plazo de crédito asignado como se describe en el numeral 24 del módulo de Creación de Terceros.
17.- Si se le va a conceder descuento a un producto específico de los relacionados en la factura, digite el porcentaje en su respectivo campo.
El programa hará la conversión del valor digitado al porcentaje que corresponde de acuerdo al valor unitario del producto y mostrará el valor acumulado del descuento para todas las referencias facturadas.
En caso de que desee aplicar el mismo descuento a todas las referencias facturadas, puede presionar clic en el botón "Descuento".
18.- Cuando termine de agregar las referencias a facturar, presione el botón "Contabilizar" con el fin de que el programe afecte las respectivas cuentas contables con la transacción comercial que se genera con la factura de venta.
19.- Presionando clic en el botón "Ver Contab." podrá observar las cuentas afectas y sus respectivos valores.
En caso de que requiera efectuar alguna corrección o modificación a la factura, deberá eliminar primero la contabilización, para lo cual deberá presionar clic en este botón y responder "Sí" al cuadro de advertencia que aparece.
20.- Cuando tenga lista la factura y esté debidamente revisada y aprobada, presione el botón "Comprobante Electrónico".
21.- Elija el formato de factura electrónica que desee remitir al cliente.
22.- Cuando se transmite la factura sin errores, aparece un cuadro informativo donde se muestra la cantidad de documentos electrónicos que se han consumido y la cantidad que queda disponible para ser utilizados.
Comenta o comparte si te ha parecido de interés este tema.
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