La factura del proveedor extranjero se debe ingresar inmediatamente se reciba o se conozca por cualquier medio (correo físico o correo electrónico, aunque la mercancía no haya llegado. Esto porque desde el momento en que el proveedor la emite, la empresa adquiere un compromiso y una responsabilidad; compromiso de pagar al factura al proveedor extranjero y responsabilidad con la mercancía adquirida. Desde la fecha de expedición de la factura, la mercancía ya es propiedad de la empresa y esta debe ingresarse al sistema aunque no se tenga físicamente en el almacén.
La empresa ha creado dos bodegas para el manejo de sus inventarios:
* Bodega principal: En esta bodega se registra la mercancía que se encuentra en el almacén disponible para la venta inmediata.
* Bodega en el exterior: En esta bodega se debe registrar la mercancía que se encuentre en tránsito desde el exterior y que puede demorarse en llegar al almacén varios días o incluso meses. El objetivo de esta bodega es poder registrar la factura de compra por las obligaciones y responsabilidades ya descritas, sin que se corra el riesgo de que el departamento comercial las venda desconociendo que la mercancía no se encuentra en el almacén.
Para registrar la factura de compra extranjera se puede hacer de dos formas:
1a forma:
Desde el documento de importación, presione el botón "FC extranjera"
2a forma:
1.- En el panel principal presione el botón "Nuevo documento".
2. Luego presione el botón "Mas documentos".
3.- Presione clic sobre el botón "Compra Extranjera".
4.- Digite la fecha de la factura tal como aparece en la misma.
5.- Seleccione el nombre de la empresa.
6.- Digite el prefijo y número de la factura del proveedor.
7.- El documento puede tener un prefijo y un número consecutivo para control interno de la empresa. Después de digitar el primer número el programa automáticamente numerará los documentos nuevos que se ingresen. Para cambiar este número basta con ubicarse en el campo y digitar en número deseado.
8.- Seleccione el nombre del proveedor que emitió la factura.
9.- Los campos de dirección, teléfono y ciudad se cargarán automáticamente, tal como fueron registrados en el momento de crear el proveedor en el sistema.
10.- Digite el concepto deseado. Se recomienda repetir en este campo el número de la factura del proveedor; esto con el fin de agilizar la búsqueda del documento en el comprobante de egreso cuando se esté efectuando el pago de la misma.
11.- Seleccione el tipo de moneda en la cual fue elaborada la factura (dólares, Euros u otra).
Al seleccionar la moneda, aparece la TRM correspondiente a la fecha registrada al inicio de la factura.
12.- En caso de que no aparezca la TRM, esta debe ser actualizada para poder continuar con el registro de la factura. Para esto, se debe hacer lo siguiente:
12.1. Presione doble clic en el campo destinado para el tipo de moneda.
12.3. A la pregunta "Desea actualizar los valores de la TRM" responda "SI"
12.4. Seleccione el tipo de moneda, el mes y el año para el cual se va a actualizar la TRM.
12.5. Registre por cada día del mes su respectiva TRM determinada por el Banco de la República. Estos valores se deben registrar sin aproximaciones (valor entero y decimales).
13.- En el campo "Forma de pago", elija la opción "Entrada de productos importados".
14.- Elija el nombre del empleado encargado de negociar la compra.
15.- Seleccione la importación a la cual se va a vincular la factura que se esta registrando.
Para poder encontrar en este listado la importación correspondiente, es necesario que la misma no se encuentre liquidada. (Ver el numeral 2.1. del módulo de Importaciones.
16.- Registre cada uno de los productos facturados. Puede digitar sus nombres o buscarlos en el listado desplegable.
Puede buscar los productos por nombre o por referencia.
Para esto basta con presionar doble clic en el área que muestra la flecha en la figura siguiente.
Cuando aparece el orden "AAA-123" el listado de productos aparecerá en orden alfabético por nombre.
Cuando aparece el orden "123-AAA" el listado de productos aparecerá en orden alfanumérico por referencia.
17.- Elija la bodega del exterior cuando el producto se encuentre en tránsito o la bodega principal cuando el producto se encuentre en el almacén de la empresa.
18.- Elija la unidad de medida del producto y registre la cantidad comprada de cada referencia.
19.- Registre el valor unitario de cada referencia en la moneda origen de la factura (dólar, euro...) tal como aparece sin omitir los decimales.
20.- Registre la fecha de vencimiento de la factura en cada referencia de acuerdo a la negociación de la empresa con el proveedor. Este dato es de suma importancia para los informes de control de cartera.
21.- Cuando haya terminado de registrar la factura, presione el botón "Contabilizar" para que se carguen los productos al inventario y las demás partidas contables en sus respectivas cuentas.
Después de contabilizar la factura, proceda con los numerales 1.10. y 1.11. del módulo de Importaciones.
REGISTRO DE COSTOS Y GASTOS ADICIONADOS EN LA FACTURA DE COMPRA EXTRANJERA.
Cuando en la factura se adicionen otros costos y gastos como bodegaje o transporte, estos se deben registrar con el código "14652004 SERVICIOS NO GRAVADOS (FLETES, GMF, BODEGAJE, OTROS IMPORTACIONES)"
IMPRESIÓN DE FACTURA.
En caso de ser necesario, puede imprimir la factura de compra extranjera presionando el botón "Imprimir factura"
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