* Facturación Electrónica - Configuración

Antes de iniciar la facturación electrónica en World Office, es necesario efectuar las debidas configuraciones, tal como se describen a continuación:

1.- Inscribirse como facturador electrónico.

Este proceso lo describimos en forma detallada en nuestro blog "MHH PROCESOS ANTE LA DIAN".

2.- Verifique la versión del programa

La versión del release del programa debe ser igual o superior a 420. Este dato lo encontramos en la pantalla de inicio, donde se digita el usuario y contraseña para ingreso.

3.- Actualizar el Release.

Es recomendable realizar este proceso diariamente con el fin de mantener el programa actualizado, pues periódicamente World Office realiza actualizaciones o mejoras a los formularios y procesos del programa.

Para realizar la actualización, hacemos lo siguiente:

3.1- Activamos el menú "Inicio" y presionamos clic en la opción "Acerca de".

3.2- En el cuadro de diálogo que se activa, seleccione la pestaña "Act. Programas" y presione clic en el botón "Actualizar Release".

3.3- El programa hará un chequeo a la base de datos y en caso de que haya alguna actualización procederá a instalarla.

4.- Configuración inicial de la facturación electrónica.

Al ingresar al programa se deben realizar los siguientes pasos para configurar el programa y prepararlo para la facturación electrónica:

4.1- "En el Panel Principal" presione clic en el botón "Documentos Electrónicos".

4.2- Presione clic en el botón "Asistente de Configuración".

4.3- Después de la ventana de bienvenida y de leer y aceptar el contrato de licencia, elija en el campo "Nit" el correspondiente a la empresa que estamos configurando y en el campo siguiente confírmelo manualmente.

El programa cargará automáticamente el nombre de la empresa después de elegir el NIT en el primer campo. 

4.4- Utilizando la barra de desplazamiento horizontal en la parte inferior, ubique el los campos ocultos a la derecha y digite el correo establecido por la empresa para el envío y recepción de las facturas electrónicas.

 

Digite el identificador del set de pruebas suministrado por la DIAN para poder realizar las pruebas de facturación electrónica y marque la casilla "Modo Pruebas".

De acuerdo con la última normativa de la DIAN relacionada con la facturación electrónica, es necesario realizar 50 documentos de prueba (30 facturas de venta, 10 Notas Débito y 10 Notas Crédito) para poder ser validados como facturadores electrónicos.

Es necesario que, como mínimo, sean aprobadas 8 de las 30 Facturas de Venta, 1 de las 10 Notas Débito y 1 de las 10 Notas Crédito.

En nuestro blog "MHH PROCESOS ANTE LA DIAN", explicamos detalladamente el procedimiento que se debe hacer para obtener el TelSetId.

4.5- Después de presionar el botón "Siguiente", presione el botón "Aceptar" al cuadro de advertencia que aparece.

4.6- En el cuadro siguiente presionte el botón "Sí".

 

 

4.7- En el campo "Licencia Empresa" elija el nombre de la empresa y presione el botón "Siguiente".

4.8- Presione el botón "Actualizar" para obtener la información de los planes que la empresa tiene vigentes para los documentos electrónicos.

 

4.9- Presione el botón "Verificar Servicio" hasta que el programa indique que el estado del servicio se encuentra "En linea.

 

4.10- Presione el botón "Verificar Servicio" y el botón "Descargar Resoluciones". El programa buscará en la página de la DIAN la resolución de facturación electrónica de prueba otorgada por la DIAN a la empresa y la cargará en el programa.

 

 

4.11- En el campo "Licencias Empresa" elija el nombrede la empresa e ingrese los números telefónicos y el correo electrónico de la empresa que estará asociado al proceso de facturación electrónica.

 

4.12- Elija, para cada tipo de moneda y unidades de medida que utilice, el código que le corresponda en la tabla de selección.

4.13- Indique el plazo, en días, para enviar los documentos electrónicos generados por la empresa.

4.14- Presione el botón para "Configuración de Correo Electrónico".

Digite el correo electrónico que la empresa tendrá destinado para enviar y recibir documentos electrónicos y su respectiva contraseña.

El resto de información la llena automáticamente el programa, excepto si el correo es institucional y en este caso se debe ingresar manualmente la información del "Servidor SMTP", el "Puerto", el "Manejo de SSL" y el "Tipo de Servidor".

Por último presione el botón "Aceptar".

4.15- Presione el botón para "Configuración de Recordatorios".

Ingrese la información de los correos donde se deben enviar las alertas informando sobre los documentos electrónicos que se encuentran pendientes por ser enviados a la DIAN y al cliente.

4.16- Active la Facturación Electrónica eligiendo la opción "SI".

 

4.17- Elija los formatos que predeterminará para la representación gráfica de los documentos electrónico y sus respectivos prefijos.

4.18- En el campo "Habilitar Ingresos para Terceros" elija "SI" sólo si la empresa recibe ingresos para terceros como lo hacen las agencias de arrendamiento. En caso contrario, elija la opción "NO".

De esta manera, quedará listo el programa para iniciar las pruebas y posteriormente la expedición de los documentos electrónicos relacionados con el proceso de venta de bienes y servicios.

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