En contabilidad, los terceros son las personas naturales o jurídicas que intervienen en una transacción comercial.
Son terceros:
* Los proveedores de bienes y/o servicios.
* Los clientes a quienes vendemos nuestros productos y/o servicios.
* Los empleados que contratamos.
* Las administradoras de impuestos.
* Las entidades financieras.
* Los fondos de pensiones, EPS, ARL y parafiscales.
* Los socios y accionistas.
Es muy importante la creación correcta de los terceros en el sistema, pues esta información es utilizada para los reportes de información a las administradoras de impuestos y para la generación de retenciones en las compras y ventas que realice la empresa.
Para crear un tercero nuevo seguimos los siguientes pasos:
Importante para medios magnéticos.
Las opciones que muestra el programa son:
* CC: Esta opción debemos seleccionarla si el número de identificación del tercero corresponde a una cédula de ciudadanía colombiana.
* Cédula de Extranjería: Esta opción se debe seleccionar si la persona es extranjera y posee cédula de extranjería expedida por las autoridades colombianas.
* Documento de identificación extranjero: Si el tercero es una persona natural o jurídica extranjera y tiene número de identificación tributaria de su respectivo país, elegimos esta opción.
* Documento de identificación extranjero Persona Jurídica: No usar esta opción, ya que la DIAN no tiene establecido este código para el reporte de información exógena.
* NIT: Número de Identificación Tributaria: Si el tercero es una persona jurídica (empresa) colombiana, elegimos esta opción.
* NUIP: No usar esta opción, ya que la DIAN no tiene establecido este código para el reporte de información exógena.
* OTRO: No usar esta opción, ya que la DIAN no tiene establecido este código para el reporte de información exógena.
* PASAPORTE: Opción válida para las personas naturales extranjeras que no tengan número de identificación tributaria de su país de origen, pero cuentan con su número de pasaporte.
* Permiso especial de permanencia: Válido para las personas migrantes que están legalmene en nuestro país y cuentan con permiso especial expedido por las autoridades colombianas.
* REGISTRO CIVIL: Opción válida para los colombianos menores de edad que no cuentan aún con su tarjeta de identidad.
* Sin identificación del exterior o para uso definido por la DIAN: Esta opción se debe elegir cuando no podemos obtener el número de identificación tributaria ni pasaporte del tercero del exterior (persona natural o jurídica).
* TE: Opción que debemos elegir para los extranjeros recidentes en Colombia y aún no cuentan con la cédula de extranjería pero sí tienen su tarjeta de extranjería.
* TI: Tarjeta de Identidad. Elegimos esta opción para los menores de edad que cuentan con este documento de identificación.
Importante para medios magnéticos.
Importante para facturación electrónica.
Digite el número de identificación del tercero que está creando.
Importante para medios magnéticos.
7.- Cuando sea un cliente nacional, del cual no tengamos información tributaria (ocurre mucho con las ventas de contado), en el campo "Tipo" se elige la opción "OTRO" y el número a digitar es el 222222222 denominado por la DIAN como "CUANTÍAS MENORES"
Importante para medios magnéticos.
8.- Ciudad.
Elija la ciudad principal de la persona jurídica o la ciudad de expedición del documento de identidad de la persona natural.
9.- Código.
El campo "Código" es de uso interno de la empresa y en él se puede asignar una codificación específica a los clientes, proveedores o empleados. No es obligatorio diligenciarlo.
10.- Activo.
Este campo debe permanecer marcado para poder realizar documentos que afecten al tercero (facturas, recibos, egresos, notas y otros).
Cuando se suspenda la relación comercial o contractual con el tercero, se puede desmarcar esta casilla con el fin de que no aparezca en los listados o informes que se generen.
11.- Observaciones.
En este campo puede ingresar datos importantes relacionados con el tercero; por ejemplo, puede ser que esté creando una persona natural, pero comercialmente la conozca más por el nombre de su establecimiento de comercio o negocio y en este caso podría digitar acá dicho nombre.
12.- Nombre/Razón Social.
Importante para medios magnéticos.
Importante para facturación electrónica.
Digite el nombre completo de la persona jurídica, tal como aparece en el RUT, en el primer campo.
Si se está ingresando la información de una persona natural, debe distribuir sus nombres y apellidos en los cuatro campos y en el orden indicado por los títulos de los mismos.
13.- Propiedades Activas.
Indique las relaciones comerciales o el vínculo que tendrá el tercero con la empresa. Puede elegir varias y estas se irán agregando en el cuadro del centro.
Para eliminar una propiedad, basta con desmarcarla dándole nuevamente clic.
14.- Vendedor.
Si el tercero que se está creando es un cliente, en el campo "Vendedor" podrá asociar la persona que la empresa tenga destinada para atenderlo y ofrecerle los productos y servicios. De lo contrario, se puede dejar en blanco este campo.
Esto es útil en el momento de elaborar las facturas de venta. Al seleccionar el cliente a facturar, automáticamente el programa agregará los datos del vendedor asociado.
15.- Clasificaciones.
La empresa puede clasificar los terceros en tres categorías. Son campos de uso interno de la empresa.
Para crear las categorías, se debe presionar doble clic en la categoría deseada.
En el cuadro de diálogo que aparece preguntando si deseamos crear la categoría, presionamos el botón "Si"
Se crean los nombres de las categorías deseadas y se les asigna un código.
Después de creada la clasificación, se puede seleccionar en el campo correspondiente.
16.- Zonas.
Los terceros también pueden ser clasificados por zonas geográficas.
Estas zonas se crean de forma similar a las clasificaciones anteriores, presionando doble clic sobre ellas.
17.- Tipo de contribuyente.
Importante para facturación electrónica.
Esta información se toma de su respectivo RUT.
En la factura de los proveedores, también debe estar especificada esta información.
18.- Clasificación DIAN.
Elija la clasificación a la que pertenece el tercero de acuerdo a lo establecido por la DIAN.
19.- Aplica ReteICA.
Esta casilla se debe marcar para los clientes que estén obligados a efectuarnos retención sobre el impuesto de industria y comercio para que en el momento de facturarles, quede contabilizada esta retención.
20.- Tarifa ICA.
En el caso de que nuestra empresa esté obligada a efectuar retención sobre el impuesto de industria y comercio a nuestros proveedores, en el campo "Tarifa ICA" se debe digitar la tarifa que se le debe aplicar en la retención de dicho impuesto.
Esto con el fin de que en el momento de registrar la factura de compra quede contabilizada dicha retención.
21.- Aplica ReteCree
Esta casilla debe permanecer sin marcar, pues este impuesto ya no existe en Colombia.
22.- Lista de Precios.
El programa maneja hasta treinta (30) listas de precios las cuales se configuran en el módulo de creación de inventarios.
En este campo se puede fijar la lista de precios que se va a manejar para el cliente que se esté creando. Esto con el fin de que el precio de venta aparezca automáticamente al seleccionar dicho cliente en el momento de facturar la venta de productos o servicios.
23.- Agregar Imagen.
Puede adicionar el logotipo de la empresa o la foto de la persona que se está creando.
Para esto presiona el botón "Agregar Imagen". El programa abre un cuadro de diálogo en donde podemos elegir la imagen que debe estar guardada en una ubicación de los discos duros o en memoria extraible del computador.
24.- Plazo
Importante para facturación electrónica.
En este campo se puede indicar el número de días que se concederán para el pago de las facturas a crédito a nuestros clientes o de nuestros proveedores.
Este dato es muy importante para la generación de los informes de tesorería relacionados con los vencimientos de cartera.
25.- Cupo Crédito.
En caso de que se quiera limitar el valor de las ventas a crédito a un cliente, se le debe marcar la casilla e indicar el tope máximo de crédito otorgado en el campo "Cupo Crédito".
26.- Fecha Aniversario.
Puede ingresar la fecha en que inició relación comercial con el tercero. No es obligatorio diligenciar este campo.
27.- Actividad Económica.
En este campo se elige la actividad económica principal del tercero que se está creando.
Esta información se encuentra en la casilla 46 del Registro Único Tributario - RUT
28.- Responsabilidades fiscales.
Importante para facturación electrónica.
Para agregarla presionamos clic en el botón "Opciones"
Elija la opción "Responsabilidades".
En el cuadro de opciones sugeridas en el programa, marque las responsabilidades que, de acuerdo al RUT, tiene el tercero con la DIAN y termine presionando el botón "Aceptar".
29.- Direcciones.
Importante para medios magnéticos.
Importante para facturación electrónica.
En la ficha "Direcciones" podrá agregar todos los datos de ubicación de la sede principal y todas las sucursales que posea el tercero.
Como mínimo, se debe ingresar la dirección y la ciudad principal, (información necesaria para los reportes de medios magnéticos y para la facturación electrónica) y el correo electrónico que la empresa utiliza para la recepción las facturas electrónicas, el cual debe ingresarse en el primer campo de los E-Mail.
30.- Contactos.
En esta ficha puede agregar información de las personas relacionadas con el tercero como tesorería, compras, ventas, gerencia, entre otros.
31.- Referencias.
Nombre y número telefónico de las empresas o personas que recomiendan al tercero que se está creando.
32.- Estado de cuenta.
Esta ficha muestra el histórico de documentos generados en la relación comercial con el tercero.
33.- Inventarios
Esta ficha muestra el histórico de productos y servicios negociados con el tercero.
34.- Personal.
Esta ficha es exclusiva para los terceros contratados como empleados de la empresa.
Esta ficha será tratada en el módulo de nómina.
35.- Mercadeo.
Esta ficha es muy útil para las gestiones de mercadeo y cobranzas.
En ella se registran las notas y observaciones obtenidas con motivo de visitas o llamadas a clientes y proveedores.
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