Mediante este proceso nos apoyaremos en una hoja electrónica de datos, en este caso Microsoft Excel, para organizar la información que se deberá cargar en los pasos 7 al 11 del módulo de "Producción - Distribución de Costos Indirectos de Fabricación - CIF" del presente manual.
1.- Mes y año.
En la primera y segunda columna de la tabla se debe repetir, para todos los registros, el mes y el año para el cual se realizará el proceso de distribución de CIF para las órdenes de producción.
Digite estos datos en las dos primeras filas.
Seleccione cuatro celdas (A1:B2) y ubique el mouse en el punto ubicado en la esquina inferior derecha de la selección hasta que el puntero tome la forma de +
Presione clic, y sin soltar el botón arrastre hacia abajo. Esto con el fin de que se repita el contenido seleccionado en las filas inferiores hasta que soltemos el mouse.
2.- Ordenes de producción y horas hombre.
En
la tercera columna se deben relacionar todas las ordenes de produccion que se trabajaron durante el mes y en la cuarta columna el total de horas de mano de obra directa de cada una de esas ordenes de producción.
Para conocerlas, nos vamos a apoyar en un informe del módulo de nómina siguiendo el siguiente proceso:
* Cargue la última nómina del mes que estamos procesando.
* Elija la ruta y el nombre con el que desea grabar el archivo con la información de la nómina que está generando.
* Elimine las tres primeras filas, para lo cual puede seleccionarlas desde sus encabezados (los números que las identifican al lado izquierdo) y presiona clic en dicha selección. En el menú contextual que aparece, elija la opción "Eliminar"
* Elimine las columnas de datos que no se necesitan haciendo el procedimiento de manera similar a la eliminación de las filas, pero presionando clic sobre las letras de sus encabezados.
Deje sólo las columnas con los encabezados "Puesto Trabajo" y "Dias Trab".
* Seleccione toda la hoja de datos, para lo cual presiona clic en el cuadro de la intersección de los encabezados de filas y columnas.
Luego, en el menú "Datos", presione clic sobre el botón "Ordenar".
En el campo "Ordenar por" elija la columna con el nombre "Puesto Trabajo" y presione clic sobre el botón "Aceptar".
* En la parte inferior encontramos la información que necesitamos (los totales de mano de obra de cada orden de producción).
Elimine las demas fílas y deje sólo las de los totales de cada OP.
* Es necesario eliminar la palabra "Total" de cada registro, para lo cual podemos hacer lo siguiente:
- Seleccione la columna donde quedaron los nombres de las OP para lo cual presionamos clic sobre la letra del encabezado (en el ejemplo la letra A de la columna).
- Presione simultaneamente las teclas CTRL y la letra L.
- En el campo "Buscar" del cuadro de diálogo que aparece, digite la palabra Total seguida de un espacio en blanco y el campo "Reemplazar con:" déjelo en blanco.
Por último presione el botón "Reemplazar todos".
* Los datos de las ordenes de producción y total horas hombre copielas y péguelas en la tercera y cuarta columna de la hoja de cálculo que tenemos iniciada.
3.- Total horas.
En la quinta columna totalice las horas laboradas en todas las órdenes de producción, para lo cual puede utilizar el botón "Suma" del menú "Inicio".
Este resultado se debe copiar para todos los registros de la tabla.
En la sexta columna se debe hayar el porcentaje de horas de mano de obra directa que tuvo cada orden de producción en el mes.
Para esto, debemos utilizar la siguiente fórmula:
%CIF = Horas hombre / Total Horas * 100
Para ello, nos ubicamos en la primera celda de la sexta columna (en este ejemplo sería la celda F1) digitamos la fórmula: =D1/E1*100
La fórmula se debe repetir para todos los registros, para lo cual podemos ubicar el mouse en la esquina inferior derecha de la celda con el primer resultado y cuando el cursor tome la forma de + presionamos clic y arrastramos hacia abajo hasta el último registro.
Debido a que el resultado de la operación anterior arroja diversa cantidad de decimales en cada registro, es necesario redondearlos a dos (2) decimales, par alo cual nos ubicamos en la primera celda de la séptima columna (en este ejemplo, la celda G1) y digitamos la siguiente fórmula:
=REDONDEAR(F1;2)
De la misma forma que lo hicimos anteriormente, copiamos la fórmula hasta el último registro de la tabla.
La suma total debe ser 100.
En caso de que no sume 100, la diferencia se le debe sumar a cualquiera de las ordenes. (En este ejemplo hay una diferencia de 0.02 y se la sumaremos a la última órden de producción
Cuando tengamos la suma correcta, seleccionamos la columna completa y elegimos la opcion copiar lo cual puede hacerse presionando simultáneamente las CTRL y la letra C.
Luego seleccionamos la sexta columna y pegamos sólo los valores para eliminar la fórmula.
Para esto presionamos clic en la flechita ubicada en la parte inferior del botón "Pegar" del menú "Inicio". En el menú contextual que aparece, presionamos clic en el botón "123" del área "Pegar valores".
5.- Copiar la tabla.
Seleccione únicamente las celdas que contienen la información que necesitamos para agregar a la tabla del world office.
Ejecute los pasos 1 al 6 del módulo "* Producción - Distribución de Costos Indirectos de Fabricación - CIF"
* Presione clic en el selector del primer registro.
* Presione simultaneamente las teclas CTRL y la legra V.
* Presione el botón "Si" en cuadro de diálogo que aparece.
* Acepte el pegado de los registros y continue con los pasos del 12 en adelante del módulo "* Producción - Distribución de Costos Indirectos de Fabricación - CIF"
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